Ställföreträdande varuhuschef till Biltema Linköping

INFORMATION OM PERSONUPPGIFTSBEHANDLING FÖR DIG SOM KANDIDAT
Din personliga integritet och säkerheten kring dina personuppgifter är viktig för oss på Biltema. Därför ser vi till att alla dina personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Biltema har valt att utse ett dataskyddsombud som ska involveras i alla frågor som gäller skydd av personuppgifter. Det är dataskyddsombudets ansvar att informera och ge råd i konkreta ärenden, samt att kontrollera att verksamheten efterlever dataskyddsförordningen i stort. Biltema har också bestämt att dataskyddsombudet ska vara kontaktperson i all intern och extern kommunikation rörande behandlingen av personuppgifter.
Om du har frågor angående vår integritetspolicy eller dataskydd kan du kontakta oss på:

- Biltema Sweden AB (org. nr. 556297-3320)
Dataskyddsombudet
Arenavägen 17-19
433 33 PARTILLE
dataprivacyBTS@biltema.com

- Biltema Nordic Services AB (org. nr. 556672-2822)
Dataskyddsombudet
Garnisonsgatan 26, 2tr
254 66 HELSINGBORG
dataprivacyBNS@biltema.com

1. HUR VI SAMLAR IN DINA PERSONUPPGIFTER
I samband med att du skapar ett användarkonto hos Easycruit, skapar en spontanansökan samt under rekryteringsprocessen kommer vi att samla in personuppgifter om dig.

2. VILKA PERSONUPPGIFTER HANDLAR DET OM
Personuppgifterna som vi samlar in om dig kan vara:
- Förnamn
- Efternamn
- Kön
- Födelsedatum
- Epost
- Telefon nr – mobil
- Adress
- Användarnamn (skapas av systemet)
- Kompetenser och tidigare erfarenhet genom ditt CV och de kunskaper och erfarenheter du registrerar på ditt konto
- För det fall du ställer upp på att bli fotograferad eller om du utan uppmaning från Biltema lämnar ett foto på dig själv samtycker du även till att vi behandlar fotografiet.
- Val av ort, jobbkategori och arbetsomfattning vid spontanansökan
- Svar på eventuella urvalsfrågor
- Övriga personuppgifter som du delger Biltema via ditt CV eller andra uppladdade dokument.

Under rekryteringsprocessen kan personuppgifterna komma att kompletteras med annan information från dig eller annan källa så som;
- Utlåtande från referenser och eventuella intyg
- Svar på frågor i samband med intervju
- Uppgifter från polisens belastningsregister/rättsdata
- Uppgifter från leverantör av kreditupplysningar
- Testresultat (Personlighetstester och färdighetstester)
- Uppgifter som vi behöver vid eventuell anställning så som personnummer, bankkontouppgifter mm.

3. HUR ANVÄNDS DINA PERSONUPPGIFTER
I detta avsnitt beskriver vi hur vi använder dina personuppgifter, vilken laglig grund som vi stödjer behandlingen på och hur länge vi sparar dina uppgifter.

3.1 För att administrera och genomföra rekryteringar
Laglig grund: Vårt berättigade intresse av att kunna rekrytera nya medarbetare
Lagringstid: Tills rekryteringen är avslutad.

Vi har valt att hantera hela rekryterings- och urvalsprocessen med hjälp av vårt rekryteringssystem EasyCruit. Detta för att förenkla både för dig som sökande och för oss som arbetsgivare. Med hjälp av EasyCruit kan vi på ett enkelt sätt ta emot ansökningar, göra nödvändiga bedömningar och kommunicera med dig som kandidat. Behandlingen startar om du väljer att registrera dig som användare i EasyCruit. Därefter kan du välja att lämna in en spontanansökan eller söka en specifik tjänst och kan då behöva komplettera med ytterligare personuppgifter. Detta gör du enkelt genom att fylla i ansökningsformuläret och ladda upp bilagor. När ansökningstiden löpt ut går vi genom alla ansökningar och i vissa fall tar vi hjälp av urvalsfrågorna i ansökningsformuläret för att skapa en första rangordning av kandidaterna. För att finna den mest lämpade kandidaten jämför vi även underlag från tex. intervjuer. Eventuellt sparar vi dokument i en fysisk kandidatakt.

3.2 För att bedöma kandidaters lämplighet inklusive bakgrundskontroller
Laglig grund: Vårt berättigade intresse av att bedöma kandidaters lämplighet under rekryteringen.
Lagringstid: Uppgifterna sparas i max 6 månader. För kandidaten som blir anställd sparar vi uppgifterna 24 månader. Notera att vi aldrig sparar någon uppgift som relaterar till ditt utdrag ur belastningsregistret/rättsdata.

Som en del av rekryteringsprocessen gör vi alltid bakgrundskontroller på slutkandidater. Det kan tex handla om referenstagning (som kan ske genom en manuell eller digital process), kreditupplysning samt utdrag från polisens belastningsregister/rättsdata.

Du beställer själv utdraget från polisen och det är alltid du själv som avgör om du vill delge oss innehållet i belastningsutdraget/rättsdata. Om du väljer att avstå kan det påverka dina möjligheter att bli aktuell för den sökta tjänsten. Informationen i belastningsregistret hanteras strikt konfidentiellt för att skydda din integritet och vi sparar inte informationen eller gör noteringar om innehållet i utdraget.

Vi inhämtar kreditupplysningar om tjänsten kan komma att innebära hantering av pengar och/eller på annat sätt ha ett ansvar för ekonomiska transaktioner.

Vid tillsättning av högre tjänstemän och seniora chefsposition använder vi även tester som urvalsmetod. Vi använder personlighetstester och färdighetstester. Du godkänner hanteringen av dina personuppgifter ifall du blir inbjuden till att genomföra tester. Resultatet sparas i 12 månader.

3.3 För att förhandla med facket vid chefstillsättning
Laglig grund: Behandlingen är nödvändig för att kunna uppfylla förpliktelser i lag och kollektivavtal.
Lagringstid: Tills förhandlingen är avslutad samt i protokoll från förhandlingen.

Under rekryteringen kan vi behöva använda dina personuppgifter för att förhandla med berörda fackliga organisation vid tillsättning av chefer med personalansvar.

3.4 För att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk
Laglig grund: Vårt berättigade intresse av att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Lagringstid: 24 månader efter avslutad rekrytering.

Vi kan också behöva behandla personuppgifter som vi har mottagit i samband med en rekrytering för att kunna hantera tvister, t.ex. tvist om diskriminering.

3.5 För att administrera en kandidatdatabas
Laglig grund: Ditt samtycke.
Lagringstid: 30 månader från din senaste aktivitet. Har du inte loggat in eller uppdaterat ditt konto under en period om 30 månader kommer ditt konto automatiskt att raderas. Systemet kommer att påminna dig innan dessa 30 månader har passerat. Du kan då uppdatera ditt konto ifall du önskar vara kvar.

För detta syfte sparar vi din profil och tillhörande handlingar i EasyCruit. Vi kan också administrera spontanansökningar och kommunicera med kandidater som är intresserade av våra tjänster.

4. VEM KOMMER HA TILLGÅNG TILL DINA PERSONUPPGIFTER
Personuppgifterna kommer att vara tillgängliga för Biltema:s HR-avdelning, rekryterande chef samt vid behov VD och vice VD. Den begränsade åtkomsten säkerställs med hjälp av funktioner som styr användartillhörighet samt våra interna rutiner.

5. TREDJE PART – FÖRETAG ELLER MOTTAGARGRUPPER
Easycruit är utvecklad av Visma. Således kan företag i Visma-koncernen och deras underleverantörer av IT-tjänster ha tillgång till personuppgifter om kandidater som en del av driften av tjänsten. Både Visma och dess underleverantörer omfattas av databehandlingsavtal för att säkerställa att din integritet och dina personuppgifter skyddas. Vi som arbetsgivare kan vara skyldiga att enligt lag dela med oss av dina personuppgifter, t.ex. till Diskrimineringsnämnden, Integritetsskyddsmyndigheten samt till fackförbund.

6. TREDJELANDSÖVERFÖRINGAR
I samband med vår personuppgiftsbehandling i samband med tester kan vi komma att överföra dina personuppgifter till följande länder utanför EU/EES: Indien, USA. Vi lämnar endast ut dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES om det finns tillräckliga garantier för att dina personuppgifter hanteras på ett bra sätt.
För att skydda dina personuppgifter när vi överför dem har vi därför ingått avtal med mottagaren som innefattar EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller kontrollerat att det finns ett beslut om adekvatskyddsnivå som gäller för mottagarlandet. Du kan få en kopia på skyddsåtgärderna genom att höra av dig till dataprivacyBTS@biltema.com.

7. DINA RÄTTIGHETER
När vi behandlar dina personuppgifter har du vissa rättigheter. Här följer en genomgång av vad dina rättigheter innebär och hur du utövar dem.

- Din rätt till tillgång
Vi strävar efter att vara öppna med hur vi behandlar dina uppgifter. Om du vill få insyn i den personuppgiftsbehandling som vi gör i relation till dig har du rätt att begära att få tillgång till dina uppgifter.

- Din rätt till rättelse
Har vi inte dina senaste uppgifter eller behandlar vi felaktiga uppgifter om dig? Då kan du begära att dina personuppgifter rättas. Du kan även själv välja att med hjälp av funktionerna i ”Skapa/uppdatera ditt CV” och ”Redigera ditt konto och skapa/redigera din jobbagent” ändra vissa uppgifter såsom dina kontaktuppgifter.

- Din rätt till radering och begränsning
Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas eller begränsas, t.ex. om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande lagstiftning. Du kan också när som helst välja att radera ditt Easycruit-konto. Om du raderar ditt användarkonto under en pågående rekrytering kommer du även tas bort från rekryteringsprocessen. Tänk även på att kontakta oss för att även förstöra din fysiska kandidatakt ifall du väljer att radera ditt konto under en period av 6 månader efter att rekryteringsprocessen avslutats.

- Din rätt att invända mot vår behandling
Du har rätt att invända mot vår behandling (t.ex. den behandling som baseras på våra berättigade intressen). Notera att vi fortsatt kommer att behandla vissa uppgifter förutsatt att vi kan visa avgörande berättigade skäl, trots din förfrågan. Detta kan handla om personuppgiftsbehandling som är särskilt viktig för vår verksamhet, t.ex. vår möjlighet att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

- Din rätt att kunna återkalla ett lämnat samtycke
Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke genom att på egen hand radera ditt användarkonto i EasyCruit eller kontakta oss för att få hjälp med det. Om det inte finns någon annan laglig grund som gör att vi behöver spara uppgifterna kommer de att raderas. Om du raderar ditt användarkonto under en pågående rekrytering kommer du även tas bort från rekryteringsprocessen.

- Din rätt till dataportabilitet
För den behandling som vi utför baserat på ditt samtycke, dvs informationen som du själv lämnat in i vår kandidatdatabas, kan du exportera med hjälp av funktionen ”Portabelt CV” .

- Din rätt att kunna lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten.
Om du anser att vi hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du också rätt att lämna in ditt klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

8. HUR DU UTÖVAR DINA RÄTTIGHETER
Vill du utöva någon av dina rättigheter är du välkommen att kontakta vårt dataskyddsombud. Du hittar kontaktuppgifterna i inledningen av detta dokument.

SAMTYCKE
Genom att du bekräftar att du har tagit del av informationen och godkänner integritetspolicyn nedan godkänner du även att Biltema sparar dina personuppgifter i kunddatabasen enligt denna integritetspolicy och kontaktar dig om framtida tjänster som matchar din profil.

Därmed kommer vi på Biltema att spara din profil i 30 månader från din senaste aktivitet. Har du inte loggat in eller uppdaterat ditt konto under en period om 30 månader kommer ditt konto automatiskt att raderas. Systemet kommer att påminna dig innan dessa 30 månader har passerat. Du kan då uppdatera ditt konto ifall du önskar vara kvar. Du kan när som helst välja att ta bort ditt användarkonto i EasyCruit.